Hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens is bij wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG) geregeld. WMO Maatwerk moet aantonen dat zij zich aan de wet houdt en heeft voor de verantwoording over de omgang met uw persoonsgegevens deze privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring is bedoeld voor cliënten en hun vertegenwoordigers. De privacyverklaring is een makkelijk leesbare, vereenvoudigde beschrijving van verplichtingen van WMO Maatwerk en rechten voor cliënten en hun vertegenwoordigers.
In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met de persoonsgegevens gebeurt. Wij geven aan welke persoonsgegevens we vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we de gegevens verstrekken. Als zorginstelling kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Maar we doen het zo weinig als mogelijk, zoveel als noodzakelijk en zo veilig als realistisch is.
Zo weinig als mogelijk om de privacy van iedereen zoveel mogelijk te beschermen. Zoveel als noodzakelijk omdat het onmogelijk is een goede zorgverlener te zijn zonder persoonsgegevens te gebruiken. Zo veilig als realistisch omdat beveiligingsmaatregelen de bedrijfsvoering niet te veel mogen belemmeren.
Welke (standaard) gegevens worden aan u gevraagd en met welk doel:
Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de dienstverleningsovereenkomst die wij met elkaar hebben.
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Bijvoorbeeld een pasfoto; deze kan ook iets over iemands ras of religie zeggen en is daarom een bijzonder persoonsgegeven. Wanneer we foto’s van u willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, dan is toestemming nodig om dit mogelijk te maken. Toestemming kan overigens altijd weer worden ingetrokken.
Wanneer WMO Maatwerk een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.
De meeste basisgegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten en de dienstverlening wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders. Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij WMO Maatwerk in zorg is.
Om de privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen bij uw persoonsgegevens komen. Dat regelen we door die medewerkers tot het doel beperkte bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.
WMO Maatwerk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, zodat ongewenste handelingen met persoonsgegevens wordt tegengegaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.
Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft WMO Maatwerk de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde dienstverlening te delen met hieraan verbonden instanties als b.v. CAK en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kan WMO Maatwerk ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan b.v. een justitieel onderzoek.
Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt WMO Maatwerk gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s (soms) ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst af waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als WMO Maatwerk zelf.
Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we uw toestemming hebben verkregen.
In artikel 5.3.4 lid 1 Wmo 2015 is een minimale bewaartermijn van 15 jaar geregeld voor de persoonsgegevens verzameld en verwerkt door o.a. aanbieders en college.
Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling en voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst moeten wij persoonsgegevens verwerken. Het betreft echter wel uw persoonsgegevens. Daarom heeft u het recht om uw persoonsgegevens
– in te zien,
– te corrigeren als ze niet juist zijn,
– ìn digitaal leesbare vorm over te laten dragen naar andere organisaties op uw verzoek.
Daarnaast heeft u het recht uw gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.
Om gegevens in te zien kan allereerst gebruik worden gemaakt van het Cliëntenportaal. Wanneer gegevens worden gemist of niet lijken te kloppen, neem dan contact op met uw begeleider of diens leidinggevende. Voor het laten verwijderen/vernietigen van gegevens, het ontvangen van gegevens voor overdracht, alsook andere vragen over persoonsgegevens, kunt u altijd contact opnemen met de backoffice van WMO Maatwerk (088-7774600).
Meer weten? Oneens met de vastlegging van uw persoonsgegevens of de wijze waarop WMO Maatwerk hiermee omgaat? Ontevreden over hoe uw verzoek wordt afgehandeld?
Bent u het niet eens met hoe WMO Maatwerk met gegevens omgaat? Of vindt u dat er teveel persoonsgegevens worden vastgelegd?. Ontevreden over de afhandeling van uw verzoek? Dit zijn slechts drie voorbeeldvragen. Voor alle vragen over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Ipse de Bruggen (Maatwerk) via het e-mailadres functionarisgegevensbescherming@ipsedebruggen.nl.
Wilt u zich nader verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens in de zorg, dan kunt u de website van Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. De tekst van de AVG is online te vinden en ook zijn er apps over dit onderwerp beschikbaar.
Wanneer u vindt dat WMO Maatwerk uw klacht niet goed oppakt, hebben we natuurlijk onze klachtenprocedure. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens:
www.ipsedebruggen.nl
Louis Braillelaan 42, 2719 EK Zoetermeer
Telefoonnummer: 088 – 967 50 00