Persoonsgegevens bij WMO Maatwerk

Hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens is bij wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG) geregeld. WMO Maatwerk moet aantonen dat zij zich aan de wet houdt en heeft voor de verantwoording over de omgang met uw persoonsgegevens deze privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring is bedoeld voor klanten en hun vertegenwoordigers. De privacyverklaring is een makkelijk leesbare, vereenvoudigde beschrijving van verplichtingen van WMO Maatwerk en rechten voor cliënten en hun vertegenwoordigers.

We gaan zorgvuldig om met jouw privacy. We zullen nooit meer persoonsgegevens verzamelen dan noodzakelijk. Ook bewaren we ze niet langer dan nodig. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast geven we in deze privacyverklaring informatie over de rechten die je hebt. Vraag iemand in je omgeving – of jouw trajectondersteuner om met jou mee te lezen wanneer je iets in deze privacyverklaring niet begrijpt.

Wat betekent de privacyverklaring
In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met de persoonsgegevens gebeurt. Wij geven aan welke persoonsgegevens we vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we de gegevens verstrekken. Als zorgorganisatie kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Maar we doen het zo weinig als mogelijk, zoveel als noodzakelijk en zo veilig als realistisch is. Zo weinig als mogelijk om de privacy van iedereen zoveel mogelijk te beschermen. Zoveel als noodzakelijk omdat het onmogelijk is een goede zorgverlener te zijn zonder persoonsgegevens te gebruiken. Zo veilig als realistisch omdat beveiligingsmaatregelen de bedrijfsvoering niet te veel mogen belemmeren.

Welke (standaard) gegevens worden aan jou gevraagd en met welk doel:

• Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger als dit van toepassing is op jou), verzekeringsgegevens, uitkeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociale gegevens (netwerk), medische en gedragsgegevens. Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar bijvoorbeeld de gemeente).
• Klantnummer. Dit nummer kennen we aan elke klant toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de klant hebben.
• Burgerservicenummer (BSN). Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de klant uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.
• Gedragswetenschappelijke, sociaal-maatschappelijke en begeleidings- gegevens. Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.
• Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot klanten, getroffen maatregelen en schade/letsel. Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan klanten.
• Gegevens die van belang zijn voor de afhandeling van een klacht door een klant of diens vertegenwoordiger. Deze gegevens hebben we nodig voor een slagvaardige en correcte afhandeling van klachten.
• Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een klant, en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik. Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie).

Soms krijg je niet alleen begeleiding of ondersteuning van WMO Maatwerk, maar huur je ook een woning via een woningcorporatie of Ipse de Bruggen. Dan verzamelen we ook gegevens van jou. Hiervoor verwerken we deze persoonsgegevens:

• Inkomensgegevens
• Arbeidsovereenkomst bij je werkgever (als je die hebt)
• Een kopie van je ID of paspoort
• Een kopie van je loonstrook (als je die hebt)
• De zorgovereenkomst tussen jou en WMO Maatwerk
  
  Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de dienstverleningsovereenkomst die wij met elkaar hebben.

Overige persoonsgegevens en toestemming

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Bijvoorbeeld een pasfoto; deze kan ook iets over iemands ras of religie zeggen en is daarom een bijzonder persoonsgegeven. Wanneer we foto’s van jou willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, dan is toestemming nodig om dit mogelijk te maken. Toestemming kan overigens altijd weer worden ingetrokken.

Wanneer WMO Maatwerk een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt WMO Maatwerk de persoonsgegevens?

De meeste basisgegevens van een klant ontvangen we rechtstreeks wanneer de dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten en de dienstverlening wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders. Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de klant bij WMO Maatwerk in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens

Om de privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen bij uw persoonsgegevens komen. Dat regelen we door die medewerkers tot het doel beperkte bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Beveiliging van de gegevens

WMO Maatwerk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, zodat ongewenste handelingen met persoonsgegevens wordt tegengegaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte:
Als zorginstelling heeft WMO Maatwerk de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde dienstverlening te delen met hieraan verbonden instanties als bijvoorbeeld het CAK en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kan WMO Maatwerk ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over jou te verstrekken; denk aan bijvoorbeeld een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s:
Voor haar bedrijfsvoering maakt WMO Maatwerk gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s (soms) ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst af waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als WMO Maatwerk zelf.

Overige doorgifte:
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we uw toestemming hebben verkregen. Toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden. 

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

In artikel 5.3.4 lid 1 Wmo 2015 is een minimale bewaartermijn van 15 jaar geregeld voor de persoonsgegevens verzameld en verwerkt door onder andere aanbieders en college.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens:
Als zorginstelling en voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst moeten wij persoonsgegevens verwerken. Het betreft echter wel jouw persoonsgegevens. Daarom heb jij het recht om jouw persoonsgegevens
– in te zien;
– te corrigeren als ze niet juist zijn;
– in digitaal leesbare vorm over te laten dragen naar andere organisaties op uw verzoek.
Daarnaast heb jij het recht je gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Om gegevens in te zien kan allereerst gebruik worden gemaakt van het Cliëntenportaal. Wanneer gegevens worden gemist of niet lijken te kloppen, neem dan contact op met jouw trajectondersteuner of diens leidinggevende. Voor het laten verwijderen/vernietigen van gegevens, het ontvangen van gegevens voor overdracht, alsook andere vragen over persoonsgegevens, kun je altijd contact opnemen met de backoffice van WMO Maatwerk. 
E-mail: info@wmomaatwerk.nl 

Meer weten?

– Oneens met de vastlegging van jouw persoonsgegevens of de wijze waarop WMO Maatwerk hiermee omgaat?
– Ontevreden over hoe jouw verzoek wordt afgehandeld?
– Ben je het niet eens met hoe WMO Maatwerk met gegevens omgaat?
– Vind je dat er teveel persoonsgegevens worden vastgelegd?
– Ontevreden over de afhandeling van je verzoek?

Dit zijn slechts wat voorbeeldvragen. Voor alle vragen over de omgang met uw persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van onze moederorganisatie Ipse de Bruggen via het e-mailadres: functionarisgegevensbescherming@ipsedebruggen.nl.

Wil je je verder verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens in de zorg, dan kun je de website van Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De tekst van de AVG is online te vinden en ook zijn er apps over dit onderwerp beschikbaar.

Wanneer jij vindt dat WMO Maatwerk jouw klacht niet goed oppakt, hebben we natuurlijk onze klachtenprocedure.
Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens:
www.ipsedebruggen.nl
Louis Braillelaan 42, 2719 EK Zoetermeer
Telefoonnummer: 088 – 967 50 00